Eén anekdote van Brian Tracy trof me, omdat het zo’n prachtige metafoor is voor hoe vooral nieuwe processen tot stand komen.
Tracy is een oude, heel goede Amerikaanse motivational speaker. Hij schuifelt nu, maar ooit was ie jong en wild.
(Lees verder na de afbeelding)
In ‘64 monsterde hij met een paar kameraden in New York aan als matroos op een vrachtboot naar Europa. Zo konden ze gratis de oceaan over. Eenmaal in La France wilden ze al snel door de Sahara.
Er was geen weg. Alleen een vlakte, met om de 5 km een zwarte oliedrum. Aangekomen bij zo’n drum, zag je aan de kim nèt de volgende en kon je weer verder. Het ging van drum tot drum dus.
Het stroomlijnen van complexe processen gaat ook vaak zo. Je weet waar je begint en welk doel je nastreeft, maar je weet niet precies wat je tegenkomt en wat de volgende stap moet zijn. Dat blijkt pas in de loop van het proces.
Op dit moment stroomlijnen we met een team de aanbestedingsprocessen van de politie.
Die zijn lang en complex, want variëren afhankelijk van wat er aanbesteed wordt. Het gaat van wapens en uniformen tot vegetarische kroketten.
Telkens zijn daar vele afdelingen en teams bij betrokken, allemaal met hun eigen expertise, rol en taak. De ene keer moet de een, de andere keer de ander erbij betrokken worden. En niet altijd is dat iedereen duidelijk. Dat moest efficiënter kunnen vond de Politie
Punt is dat iedere schakel in het proces gekend wil worden in wat zij nodig heeft van de vorige schakel, anders kan zij zelf niet goed werken.
Dat vraagt veel praten en afstemmen.
Als procesontwerper weet je dan waar je begint, en wat je wilt bereiken, maar niet wat je zult tegenkomen en horen. En ook niet wat daaruit voortvloeit aan werk en hoeveel tijd dat kost.
Je kunt wel naar een datum streven. But it takes what it takes to get there. Net als bij Brian Tracy‘s tocht.
Het heeft geen zin jezelf op de kop te zitten ‘omdat het zo lang duurt’. Hoofdzaak is jezelf voor te houden dat het super waardevol is dat straks die processen voor iedereen helder zijn en iedereen weet wat ie wel en niet moet doen.
Tot je aankomt bij de laatste ‘drum’: de toetssteen – de procesinfographic – gaat ‘live’. Dan ben je zo blij als een kind. En mèt jou een heleboel anderen in de organisatie.
Wil jij processen stroomlijnen in jouw organisatie? Dan kan ik je helpen.
Als je processen verbeeldt zie je hoe ànderen over dat proces denken en komen de leemtes, doublures, misverstanden en uitzonderingen veel sneller bovendrijven.
Je kunt bij mij ook leren hoe je succesvolle proces-infographics maakt.
Volg dan de Black Beltopleiding Succesvol communiceren met de Impact Boost Methode.
Dan word je een echte crack!
Zeg eens, welk proces zou jij wel eens in jouw organisatie willen aanpakken?
Lex Linsen
