Hoe kun je de reorganisatie visueel communiceren?
Je moet de reorganisatie communiceren. Zucht. Je bedrijf gaat voor de vierde keer in 9 jaar op de schop. Er moeten aardig wat mensen uit.
De vorige keer presenteerde de CEO het proces in de grote zaal. Daarna kon iedereen bij de uitgang de samenvatting meenemen. Acht pagina’s tekst.
Maar nog weken daarna kwamen er vragen. De antwoorden stonden vaak al in het stuk, of de directeur had ze besproken in zijn praatje.
Blijkbaar kwam de informatie niet goed over. Je denkt: zo’n reorganisatie communiceren moet toch beter kunnen. Maar hoe?
Tekst is ook een barrière
Je weet intussen dat nota’s en artikelen voor veel mensen juist een barrière zijn om een boodschap te ontvangen. En dat je informatie vaak beter met plaatjes kunt overbrengen.
Daarom schakel je een mannetje in dat goed is in powerpoint. Je vraagt hem het praatje van de directeur in een geanimeerde presentatie te zetten, zodat de informatie kek het beeld inschuift.
Die powerpoint zet je op intranet. Iedereen kan het dan later nog eens nalezen.
Was het een succes?
Het praatje van de directeur kwam inderdaad dynamischer over. Maar achteraf kwamen er nog steeds veel vragen.
En medewerkers belden dat ze thuis het intranet niet goed inkwamen. Dus ze konden de presentatie niet aan hun partner laten zien.
Heel eerlijk? Het werkte niet veel beter.
Hoe kan dat nou?
Mijn visie
Allereerst, als mensen iets spannends horen zoals gevaar voor ontslag, dan razen de emoties door hun lijf.
Hoe moet het nu met mijn hypotheek? Kom ik nog aan werk? Kan ik mijn studerende kinderen nog wat geven?
Die onrust neemt ze flink in beslag. Daardoor werkt hun brein langzamer en nemen ze minder op.
Verankering hapert
Ook de verankering van de informatie verandert. Ze onthouden minder feiten, maar wel hoe ze zich voelen.
Het maakt niet uit hoe intelligent iemand is, en of de boodschap begrijpelijk is.
Onderzoek zegt: gestresste mensen ontvangen nog maar een kwart van de informatie die ze anders opslaan. Weinig, hè?
Wil je dus een reorganisatie communiceren, zorg dan dat de medewerkers je boodschap opnieuw kunnen horen, lezen of zien.
Geef de essentie mee op papier, en maak die ook digitaal toegankelijk, zodat je links kunt toevoegen naar verdiepende informatie.
Die samenvatting meegeven was dus zo’n gek idee nog niet. Maar …
Beeld is beter
Zoals veel communicatiemanagers beseffen: veel tekst – ook in een power point presentatie – is voor veel mensen nog steeds een barrière.
Lezen kost nu eenmaal meer tijd en ‘werkgeheugen’ dan kijken en luisteren. Zeker als emotie meespeelt.
Wat zou het niet schelen als iemand niet alleen de essentie vertelt en maar die tegelijk met beelden laat zien? Dus visueel, eventueel met geluid?
Dat is veel effectiever, want je gebruikt veel meer zintuigen voor dezelfde informatie.
Hoe kun je de reorganisatie communiceren?
Een voorbeeld. Woningbouwcorporatie Portaal reorganiseerde. Functies vervielen of veranderden en er waren minder medewerkers nodig.
In het proces zou niet iedereen even snel weten of ie kon blijven. Best een gecompliceerd traject om uit te leggen.
Infographic reorganisatie
Ze wilde de reorganisatie communiceren met een infographic van het proces.
Daarin konden medewerkers zien hoe het met hun functies en met henzelf zou gaan.
Sommigen zouden snel uitsluitsel krijgen, anderen pas later.
Maar iedereen zag hoe lang de onzekerheid zou duren. Meer duidelijkheid kon Portaal op dat moment niet geven.
Kapstok voor achtergrondinformatie
De infographic was de leidraad in de presentatie van het reorganisatieproces.
De medewerkers kregen de infographic mee als reminder en om ook thuis de reorganisatie te kunnen uitleggen.
Verder kwam er een klikbare versie op intranet. Via links kon men direct naar verdiepende informatie. De infographic was de kapstok voor achtergronden.
De stijl van de infographic was basic en functioneel. Want het is niet leuk om afscheid te nemen van collega’s. Dan pak je niet flink uit met iets gelikts.
Nee het bleef sober.
Presentatie filmen
HR richtte verder een servicedesk in en er waren inloopspreekuren voor medewerkers.
Natuurlijk was het ook mogelijk geweest om de presentatie van de reorganisatie te filmen. Weinig extra moeite en fijn voor medewerkers om het nog eens opnieuw te horen. Maar dat is niet gebeurd.
Hoe reageerden de medewerkers?
Het resultaat was dat de infographic de medewerkers inderdaad overzicht en duidelijkheid bood. Dat nam veel vragen snel weg. Die aanpak werkte.
Wat zijn jouw ervaringen met een reorganisatie communiceren? Gebruikte je daar ook beelden bij? Wat werkte en wat minder ging? Ik lees het hieronder graag!
Meer weten?
Wil jij meer weten over hoe en wanneer je infographics kunt inzetten?
Meld je dan aan voor de workshop Infographics voor beginners
Wil je een master worden hierin? Kijk dan naar de masteropleiding Succesvol communiceren met infographics.
Bel ons: o6 1202 5545
Of stel je vraag.
